参加者名簿と予算、「新郎新婦のこだわり」の確認
まずは参加者の規模と予算を確認しなければいけません。
最終的には当日会場で出欠確認をするために詳細な名簿が必要ですが、
まずは何人くらいの規模かを確認しましょう。
そして予算をいくらにするか新郎新婦とすり合わせが必要です。
規模と予算が確定しなければ、会場や催し物にかけられる費用も決まらないからです。
「参加者の数 × 一人当たりの参加費」が予算のベースにはなりますが、
諸事情により前後するのでしっかり確認しましょう。
ちなみに、参加者の意思確認は新郎新婦にやってもらうことが多いと思います。
（いきなり知らない人から参加・不参加の確認がきたら怖いですしね）
当日や前日等、直前の場合は直接幹事に連絡してもらってもいいと思いますが、最初の声かけは新郎新婦にやってもらいましょう。
あと、一番大事なところですが、「新郎新婦のこだわり」はしっかり確認しましょう。
披露宴に続き、あくまでご結婚される2人をお祝いする場なので、新郎新婦のやりたいことにできる限り対応できるように準備しましょう。
会場選び
会場選びについて新郎新婦がすでに決めている場合もあると思います。
人数の規模を把握していますし、披露宴の会場を決めるついでに二次会の会場も予約することもあるようです。
会場を選ぶのに重要なのは下記の通りです。
・参加者が窮屈しない程度の広さがある
・多少の参加者の増減に対応できる
・会場として充てられている予算内に収まる
・新郎新婦のこだわりが実現できる
・披露宴会場から近い、もしくはバスをチャーターして行ける
・主要な駅に近い（終了時刻が遅くなることがあるため）
催し物の企画
結婚式二次会は普段なかなか集まらない友人同士のプチ同窓会のような場でもありますので、十分な歓談の時間を取りつつも、主役の2人の思い出になるような催しも必要です。
催し物の例は下記の通りです。
・参加できなかった人からのお祝いの言葉をまとめたお祝いムービーを上映する
・新郎新婦に関するクイズ大会
・ビンゴゲーム
・マネキンチャレンジ *1
・ダンスを披露
・楽器の演奏
・合唱
*1 マネキンチャレンジというのは大勢の人がそれぞれ何かの動きの途中でピタリと動きを止めて、その様子を撮影するというものです。
どの催しも人が集まらないとできなかったり、映像として記録に残せたりするので、とてもよい思い出作りになると思います。
景品・備品・お土産の準備
もし、催し物でクイズ大会や、ビンゴゲームなどを行うのであれば、景品を用意するが必要あります。
また、他にもクイズ大会を行うなら回答を書くスケッチブックとペン、ビンゴゲームならビンゴカードやビンゴの数字を選ぶクジなどを用意する必要があります。
あと、二次会の最後に参加者を新郎新婦が一人一人に「今日は来てくれてありがとう」という感謝を伝える時に渡すためのおみやげも必要です。
検索すると同じものを40個とか50個単位で売っていて5,000円くらいのオシャレなクッキーや飴などがあるので予算をそこまで圧迫することはないかと思います。
幹事内での役割分担
当日や当日までの間で誰が何をするか役割分担をしましょう。
大きく幹事の役割を分けると下記のようになります。
・会場選び
・景品や準備物の購入
・新郎新婦との情報共有
・催し物の詳細決め（クイズをやるなら問題作りなど）
・当日の司会
・当日の受付
・当日の音響や照明操作
・当日催しを行う際にレイアウトを変えたり景品を渡す
タイムテーブルの作成
終了時刻が遅くなることもあり、お店の都合でどうしても完全退店の時間を守る必要があるのでしっかり予定を組んで時間内に終わるようにタイムテーブルを作成しましょう。
歓談で時間を調整できるように催し物を二次会の最初や真ん中に持ってくるのもアリだと思います。
会場のレイアウト・音響・照明機材の操作方法等の確認
新郎新婦の入退場の導線や、ドリンクの受け渡しの場所、ビュッフェスタイルなら料理の置き場所、催し物を行う場所など、考慮すべきところが多いです。
スムーズに進行できるように会場のレイアウトを考えましょう。
また、音響や照明などは実際に触って確認しましょう。
写真を撮って、帰ってからも振り返れるようにしましょう。
映像を流したり、BGMを流したり、PCの画面を映す必要がある場合は、実際に使うものを持っていって事前に動作確認をしましょう。
必ず事前に会場へ足を運んで確認しましょう。
BGM選び
新郎新婦の入退場の曲や、歓談時に流すBGM、催し物用のBGMなど。
特に歓談時は雰囲気を壊さない無難な曲を選ばないといけないので、センスが問われる難しいところです。
歓談用のBGMはメロディのみか洋楽を選びましょう。
雰囲気がオシャレになりますし、歓談の邪魔にならないのでオススメです。
終わりに
結婚式二次会の幹事は準備が大変ですが、新郎新婦に喜んでもらえる素敵な会になれば、頑張った甲斐があったと思えるはずです。
しっかり準備をして良い会にしましょう！
最後まで読んでいただきましてありがとうございます！
また他の記事でお会いしましょう！
